Die perfekte Agentursoftware finden

Automatisierte Prozesse sind in jeder Firma das wohl wichtigste nachdem all der Startup Stress überwunden ist. Nun gilt es die Weichen für weiteren Wachstum der Firma bzw. der Agentur zu stellen. Dabei spielt es keine Rolle ob man eine SEO Agentur, eine Marketingagentur oder eine klassische Werbeagentur betreibt. Prozesse tun Not. Doch ist es gar nicht so einfach die richtige Agentursoftware zu finden bei all den Anbietern am Markt.

Worauf sollte man bei der Wahl der richtigen Agentursoftware achten?

Bei einer Agentursoftware geht es schlicht darum, die Firma so aufzustellen, dass die verschiedenen Bereich schnell und effizient zusammenarbeiten können und Kampagnen erfolgreich und schnell umgesetzt werden können – am Ende stets zum Wohle des jeweiligen Kunden der Agentur. Um dem Ziel der Effizienz Folge leisten zu können, benötigt man die richtige Agenturverwaltungssoftware und Online wie Offline-Tools, die der Agentur zu Effizienz verhelfen können, dabei geht es vor allem um die folgenden Bereiche:

• Projektmanagement
• CRM
• Zeiterfassung
• Abrechnung und Reporting

Software muss skalierbar sein

Damit die eigene Agentur skalieren kann, braucht man eben ein Softwaresystem, das dabei unterstützt. Auf der Suche nach der passenden Software für die Agentur und innerhalb der Testphase sollte darauf geachtet werden, wie häufig Updates herauskommen, ob die Entwickler auf dem neuesten Stand der Technik sind und auf die Bedürfnisse der Benutzer eingehen. Interessant ist auch wie gut der Support reagiert. Da Software nur selten für alle bereits aus der Box die perfekte Wahl ist, kann man sich glücklich schätzen, wenn man einen guten und direkten Draht zum Support bzw. dem Team hat. Auch die Größe des Agentursoftware Anbieters ist in Sachen Redundanz nicht ganz unwichtig. Fragen, die in diesem Zusammenhang auftauchen, dürften sein: Wird das Softwareunternehmen lange genug da sein, um noch in zehn Jahren weiter an der Agentursoftware zu arbeiten? Kann die Softwarefirma auch bei Wachstum der eigenen Agentur entsprechend darauf reagieren?

eine Agentursoftware muss flexibel sein

Wichtig ist vor allem, eine passende Software zu finden, die die gesuchte Flexibilität gibt, Arbeitsabläufe neu zu gestalten und sie entsprechend anzupassen. Wichtig ist auch, darauf zu achten, dass man die eigenen Prozesse, den eigenen Workflow nicht an das Tool anpasst. Schliesslich soll die Agentursoftware die Prozesse, wie sie sind abbilden und unterstützen.

Die ideale Software bildet Workflows optimal ab

Jede Agentur hat ihren eigenen Prozess, um Arbeit einzubringen, sie zu erledigen und dann wichtiges Feedback von internen und externen Kunden zu erhalten. Damit ein Tool die Arbeitsweise der jeweiligen Agentur optimieren kann, gehört auch eine transparente Auswertung der Abläufe und ein entsprechendes Reporting dazu. Kunden und Mitarbeiter sollten eine neue Agentur Software auf Herz und Nieren testen, wenn diese eingeführt und implementiert wurde. Dabei spielt es keine Rolle ob die Agentursoftware aus der Cloud oder nicht kommt.

Eine Software sollte mittels Workflows ermöglichen den Arbeitsfortschritt mit Statusänderungen zu versehen. Ein einfaches „erledigt“ oder „muss geprüft werden“ oder an „Abteilung XY übergeben“ wirkt Wunder innerhalb des Workflows. Benutzerdefinierte, gemeinsam nutzbare Dashboards zeigen, wer an welcher Stelle und in welcher Phase des Workflows arbeitet und macht das Messen des Projekts und den aktuellen Stand deutlich transparenter.

Weitere Anforderungen an die Agentursoftware

Eine Agentur wird in jedem Fall auch über die ideale Projektmanagement Software nachdenken müssen. Schliesslich steht und fällt eine Agentur mit erfolgreichen Projekten. Eine Agentur lebt meist von Deadlines, kurzfristigen und langfristigen Projekten, kurzfristigen Kundenwünschen und leider meist auch knappen Budgets. Nur wer es schafft den Überblick zu behalten, zu priorisieren und eine optimale Kommunikation sicherzustellen, wird diesen Herausforderungen langfristig gewachsen sein. Leider ist es nicht selten der Fall, dass aneinander vorbei kommuniziert wird, so dass jene, die Aufgaben zugetragen bekommen, das nicht wissen und wiederum andere nicht wissen, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Es gilt Prioritäten zu setzen und für klare Kommunikation innerhalb des Teams zu sorgen. Eine Agentursoftware sollte also auch dabei helfen doppelte Arbeiten zu vermeiden und die Aufgabenzuweisung klar zu machen. Hier ist eine Projektmanagement Software hilfreich, in der sich Teams und Tickets zuordnen lassen. Auch Genehmigungs- und Prüfungsfunktionen sollten dabei integriert sein. Ein gutes Projektmanagement-System strukturiert den Aufnahmeprozess mit dynamischen Aufnahmeformularen. Es ermöglicht Designteams, spezifische Frageabläufe basierend auf den Rollen und Anforderungen der Antragsteller zu erstellen. Beispielsweise wird einem Marketer, der eine Landing Page anfordert, eine andere Frage gestellt als einem Vertriebsmitarbeiter, der eine Präsentation anfordert. Natürlich stösst eine neue Software und Vorgehensweise zunächst nicht immer auf eine große Anhängerschaft im Team. Eine gute Agentursoftware sollte aber mittel- bis langfristig die Work-Life-Balance und das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern statt umgekehrt. Projektmanagement-Software sollte einen guten Überblick bieten, um Arbeitsbelastung einzelner bewerten und einschätzen zu können.

Visuelle Aspekte bei der Software

Es klingt albern, aber wer den Erfolg von Youtube der letzten Jahre sieht, wird feststellen wie sehr Visuelles uns in der heutigen Zeit beeinflusst. Auch wenn es um Agentursoftware geht, sollten visuelle Features nicht außer acht gelassen werden. Klar geben uns Tabellen all die Information, die wir innerhalb der Agenturarbeit benötigen, doch visuelle Elemente, Zeitachsen und Co. helfen uns dabei diese Informationen auch zu verarbeiten und auszuwerten. So lassen sich die Projekte und Aufgaben des Agentur –  Teams in einer Zeitachse einfach besser darstellen als in einer langen Tabelle. Nur ein Grund weshalb auch das Thema Sketchnotes immer häufiger angepriesen wird, damit wir Dinge verstehen und uns merken, indem wir sie visualisieren.

Wohin mit all den Dateien?

Jeder von uns kennt die Situation, wenn Dateien und Dokumente verloren oder in zahlreichen Versionen irgendwo vorhanden sind. Die Verwendung eines Asset-Management-Tools wie Dropbox ist ein Schritt in die richtige Richtung, birgt aber auch Datenschutz relevante Probleme. Gute Work-Management-Lösungen und Lösungen für Zeiterfassung bringen alle Dateien an eben nur einem bestimmten Ort zusammen. Jene dort gespeicherten Dokumente sind mit den zugehörigen Projekten oder Aufgaben verknüpft, so dass jeder weiß, wo er sie findet. Hierbei ist auch die richtige Zusammenarbeit mit anderen Systemen von großer Bedeutung, denn im besten Fall können Dateien direkt aus Google Docs und weitere hochgeladen werden.

Agentursoftware muss vereinfachen

So auch die interne Kommunikation. Große Konzerne verbieten inzwischen gänzlich Emails für die interne Kommunikation zu verwenden, da eMails bei all der Förmlichkeit Zeit kosten. Auch Follow Up Mails sind oft irreführend und führen nicht selten zu Ineffizienz. Hier machen interne Team Channels, Arbeitsgruppen und auch Chats durchaus Sinn – Am Ende alles stets zum Wohle der Effizienz, die am Ende auch dem Kunden zu Gute kommt und die Entscheidung für eine Agentur durchaus beeinflussen kann.